Il ruolo delle hostess nelle agenzie di eventi di successo non deve essere affatto sottovalutato, in quanto si tratta del primo contatto della persona con la fiera, il convegno o la festa, come un biglietto da visita che introduce all’interno.
Per questo motivo, è importante affidarsi a seri professionisti del settore per cercare figure adatte, come Nosilence, migliore agenzia hostess di Roma.
Lo scopo è fornire hostess preparate, pronte ad affrontare eventuali imprevisti e in grado di capire e accogliere le esigenze dei visitatori.
Vediamo quindi qual è il ruolo delle hostess e perché sono così importanti per l’organizzazione di un evento.
Di cosa si occupa un’hostess di eventi?
L’accoglienza
Il primo compito di un’hostess di eventi è quello di accogliere gli invitati e metterli immediatamente a proprio agio.
Ciò significa mostrare cortesia, ascolto e preparazione, dando le informazioni richieste, raccogliendo dati anagrafici, accompagnando nelle varie zone e dando soprattutto un’immagine di professionalità e competenza.
Si tratta del primo approccio che le persone hanno con l’evento, capace di predisporli in maniera positiva se realizzato nel migliore dei modi.
Raccolta dati e informazioni
Il ruolo delle hostess non è solo quello di sorridere e mostrare bella presenza, ma anche di verificare che all’evento partecipino solo le persone che sono state realmente invitate.
Per questo motivo, fungono da barriera tra ingresso e sala, verificando i dati anagrafici e tenendo la situazione degli accessi sotto controllo.
Inoltre, durante l’evento potrebbe essere utile raccogliere delle informazioni a fini statistici, ponendo delle domande agli ospiti con garbo e cortesia, senza importunarli.
Questo è un compito solitamente riservato alle hostess, che devono trovare il momento giusto per non disturbare ma allo stesso tempo portare a termine il proprio lavoro.
Consegnare materiale pubblicitario e gadget per il brand
Le hostess di un brand fungono da immagine dello stesso e sono le più idonee alla consegna del materiale pubblicitario e degli eventuali gadget.
In base alla location, queste possono essere sistemate in apposite postazioni, oppure camminare e muoversi liberamente, per distribuire brochure e gadget agli ospiti in modo cortese.
Fornire supporto per ogni esigenza al cliente
La figura dell’hostess deve sapersi districare in diverse situazione, supervisionando che tutto stia andando al meglio e che siano soddisfatte le esigenze particolari.
Questo vuol dire controllare ogni cosa, dal cibo agli ingressi, dalla logistica alla pubblicità, accogliendo le richieste degli ospiti e cercando di evaderle per quanto possibile.
Come abili vigilanti, devono poi riferire ai superiori eventuali situazioni che possono degenerare o problemi improvvisi, in modo che chi di dovere possa intervenire per ripristinare la normalità e fare in modo che l’evento fluisca al meglio.
Quali capacità deve possedere un’hostess di eventi di alto livello?
L’hostess di eventi deve saper in primo luogo mantenere la calma in ogni situazione, senza perdere il sorriso e intervenendo prontamente per evitare crisi e problemi.
Il problem solving è quindi la caratteristica che non può mancare, insieme a modi cortesi ed empatici, ma fermi in caso di necessità o ospiti indesiderati o molesti.
Il ruolo dell’hostess è quello di coordinare tutte le parti in causa durante un evento, quindi è essenziale avere un occhio attento e non lasciarsi sfuggire alcun dettaglio, riferendo prontamente a coloro che sono deputati all’intervento.
Inoltre, è utile saper capire le persone e comprendere il momento giusto per avvicinarsi e lasciare gadget e materiale informativo, senza infastidire ma facendo allo stesso tempo gli interessi del brand.