Quando si parla di eventi sportivi, tante persone non hanno la minima idea di come si tratti di una delle tipologie di eventi maggiormente difficili da organizzare. I motivi sono facilmente intuibile: c’è bisogno di tempo, così come di tante risorse per potersene occupare in modo egregio.
E c’è bisogno anche di tanta professionalità e competenze: spesso e volentieri, infatti, le associazioni o le aziende che intendono organizzare un evento sportivo, tendono ad affidarsi a gruppi che lo fanno di professione. Un po’ come avviene con Nosilence.it, che si occupa di organizzare eventi da oltre un ventennio, ma anche di allestire fiere così come di noleggiare arredi. Sono tanti i vantaggi di affidarsi a chi ha competenze molto elevate per tali attività: prima di tutto, perché pensano veramente a tutto, a partire dallo studio di fattibilità fino ad arrivare alla realizzazione, seguendo ogni fase, del progetto.
La prima fase: formare un gruppo di lavoro
Il primo passo è sempre quello di stabilire con un buon grado di certezza l’obiettivo che si intende raggiungere e la tipologia di evento sportivo che si ha intenzione di organizzare. In seguito, ecco che si potrà iniziare a definire anche un vero e proprio team che si occuperà di tutta la fase organizzativa.
Per quanto riguarda la realizzazione di un evento sportivo, sono sempre necessari almeno due coordinatori principali. Il primo deve denotare spiccate capacità sotto il profilo organizzativo, mentre il secondo deve avere una profonda conoscenza dei meccanismi che regolano il funzionamento del sistema sportivo.
All’interno del proprio team, ci sarà la necessità di inserire delle figure specifiche, che dovranno avere un ruolo ben definito all’interno del processo organizzativo. Chi si occuperà, quindi, della logistica, chi dell’area amministrativa, chi avrà compiti di marketing e relazioni con il pubblico, chi invece andrà a formare il gruppo di volontari all’interno della location.
Stabilire data e location
Altri due passaggi fondamentali nell’organizzazione di un evento sportivo sono quelli relativi alle tempistiche. Prima di tutto, sempre meglio far partire l’intera organizzazione con almeno dodici mesi di anticipo, soprattutto nel caso in cui si voglia creare un torneo piuttosto che un altro tipo di competizione.
Nel caso in cui, invece, si tratti semplicemente di un’esibizione che deve avere carattere dimostrativo, allora si può cominciare a programmare sei mesi prima. Nello stabilire la data perfetta per quel preciso evento, ecco che è fondamentale scegliere la stagione migliore per quello sport in particolare, senza dimenticare come non deve entrare in conflitto con latri eventi simili che si svolgono nella stessa città o nella medesima Regione.
Il passo successivo è quello relativo alla decisione sulla location dedicata all’evento sportivo. In questo caso, è bene ricordarsi come non ci sia una grande flessibilità in fase di scelta: è fondamentale individuare la corretta tipologia di campo oppure di sala per quella specifica disciplina sportiva. Qualora l’effetto non fosse in grande scala, allora si può optare anche per qualche alternativa rispetto a stadi oppure palazzetti e si può fare una riflessione sul considerare le aree dedicate allo sport legate alle università oppure alle scuole. Anche in questo caso, è sempre meglio far partire la ricerca con largo anticipo.